معاونت امور فرهنگی وزارت فرهنگ و
ارشاد اسلامی مسئول جایزۀ کتاب سال است. هیأت علمی، دبیر علمی و دبیرخانۀ اجرایی،
ارکان این جایزه را تشکیل میدهند.
اعضای هیأت علمی به تعداد 9 نفر از
میان استادان و صاحب‌نظران طراز اول گروه‌های مختلف علمی، فرهنگی و دینی و دو عضو
حقوقی: «مدیرکل دفتر توسعة کتاب و کتابخوانی» و «مدیرعامل مؤسسة خانة کتاب»
(مجموعاً 11 نفر) به‌پیشنهاد معاون امور فرهنگی و با حکم وزیر فرهنگ و ارشاد
اسلامی به مدت یک‌سال به عضویت هیأت مذکور منصوب می‌شوند.
دبیر علمی از میان شخصیت‌های علمی ـ فرهنگی با پیشنهاد
معاون امور فرهنگی و با حکم وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی منصوب می‌شود و علاوه بر
مسئولیت نهایی داوری‌ها، مسئولیت دبیرخانه دائمی را نیز برعهده دارد.
دبیرخانۀ دائمی کتاب سال متشکل از معاون فرهنگی
مؤسسة خانة کتاب، به‌عنوان دبیر اجرایی؛ مدیر بخش علمی مؤسسة خانة کتاب، به‌عنوان
مسئول دبیرخانه و کارشناسان متخصص حوزة کتاب است که با هماهنگی دبیر علمی فعالیت میکنند.
مکان دبیرخانة دائمی در مؤسسة خانة کتاب است.